式典で、直前に全てがひっくり返った日のこと

スミスでございます。

本日は、式典の現場についてお話しいたします。華やかな席の裏側で、私たちが何を考えて動いているのか。少々武骨な話になりますが、お付き合いください。

まず断言しておきます。式典というものは、予定どおりに進むことのほうが珍しい――このくらいの覚悟がない者は、統括の任に就くべきではございません。

あるレセプションでのことでございました。開始の直前、参加される国の顔ぶれが変わるという知らせが飛び込んでまいりました。これが何を意味するか、お分かりでしょうか。席次が変わる。国旗の掲揚順が変わる。お迎えの動線が変わる。つまり、これまで組み上げてきた段取りが、ほぼすべて白紙に戻るということでございます。残された時間は、わずか三十分。

こういうとき、慌てて全員が同時に動き出すと、現場は必ず崩壊いたします。まずやるべきは、頭の中で問題を分解することでございます。

＜変えねばならぬこと＞――席次、国旗、進行表。

＜変えなくてよいこと＞――給仕の手順、お迎えの所作、退出の動線。

この仕分けを一瞬で行い、変えるべきものだけに人員を集中させる。全部を一度に直そうとするから、パニックになるのでございます。変えなくてよいものにまで手を出せば、かえって新たな綻びを生む。

それから、優先順位を取り違えぬこと。三十分しかないなら、まず着手すべきは、間違えれば最も大きな失礼にあたるものからでございます。席次と国旗の掲揚順――このふたつは、賓客の面目に直結いたします。ここを最優先で押さえ、卓上の細かな設えは後回しでよい。すべてを同じ重さで扱おうとすれば、肝心なところに手が回らなくなるのでございます。何を捨て、何を守るか。その見極めこそ、統括者の胆力でございます。

そしてもう一つ。慌てている姿を、決して部下に見せぬこと。統括する者が浮足立てば、その動揺は瞬く間に現場全体へ伝染いたします。内心どれほど焦っていても、声だけは低く、動きだけは静かに保つ。私が三十分で最も気を配ったのは、実のところ、この「己の平静」であったかもしれません。

次に、指示は必ず一人の口から出すこと。混乱の場で複数の人間が指示を出せば、現場は板挟みになって動けなくなります。私はすべてのスタッフを一度呼び集め、新しい配置を端的に、一度だけ告げました。繰り返しません。繰り返す時間がないからでございます。ゆえに、一度で伝わる言葉を選ぶ。これも統括者の技術のうちでございます。

来賓が到着されたとき、会場は何事もなかったかのように整っておりました。主催者の方は後になって「魔法を見ているようだった」と仰ってくださいましたが、種を明かせば、魔法でも何でもございません。分解し、仕分けし、一つの口から指示を出す。ただそれだけのことを、慌てずに行っただけでございます。

不測の事態は、必ず起こります。問われるのは、その瞬間に頭を冷やしていられるかどうか。それだけでございます。

また、お会いしましょう。